Jak prowadzić księgowość w gastronomii? Ryczałt, uproszczona czy pełna księgowość restauracji

Restauracje, kawiarnie i lokale gastronomiczne mogą rozliczać się na kilka sposobów, od ryczałtu po pełną księgowość. Wybór formy zależy od skali działalności, struktury sprzedaży i formy prawnej. Sprawdzamy aktualne zasady.

Skala podatkowa i podatek liniowy w gastronomii

Skala podatkowa to 12% podstawy opodatkowania do 120 000 zł, pomniejszone o kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 3600 zł, oraz 10 800 zł plus 32% od nadwyżki ponad 120 000 zł (art. 27 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 592).

Alternatywą jest podatek liniowy ze stałą stawką 19% (art. 30c ust. 1 tej ustawy). Wyklucza wspólne rozliczenie z małżonkiem i większość ulg dostępnych przy skali. Nie wyklucza natomiast wszystkich odliczeń: podatnik liniowy odlicza m.in. składki na ubezpieczenia społeczne, wpłaty na indywidualne konto zabezpieczenia emerytalnego (IKZE) oraz ulgę na działalność badawczo-rozwojową (art. 26e tej ustawy).

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w gastronomii

Ryczałt jest dostępny, jeżeli przychody za poprzedni rok nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro (art. 6 ust. 4 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, t.j. Dz.U. 2025 poz. 843). Kwotę przelicza się po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok podatkowy (art. 4 ust. 2 tej ustawy).

Przychody z działalności gastronomicznej opodatkowane są stawką 3%. Wyjątkiem jest sprzedaż napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%, ta objęta jest stawką 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. a oraz pkt 5 lit. a tej ustawy). W praktyce lokal z koncesją na alkohol prowadzi ewidencję z podziałem na obie stawki.

Podatnik na ryczałcie prowadzi ewidencję przychodów oraz wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, a także przechowuje dowody zakupu towarów (art. 15 ust. 1 tej ustawy). Dokumenty przechowuje się do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 w związku z art. 70 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, t.j. Dz.U. 2026 poz. 622).

Karta podatkowa: dlaczego zwykle nie wchodzi w grę

Karta podatkowa jest formą wygasającą. Od 1 stycznia 2022 r. mogą ją stosować wyłącznie podatnicy, którzy rozliczali się w ten sposób 31 grudnia 2021 r. i zachowali ciągłość. Nowy przedsiębiorca gastronomiczny nie może jej dziś wybrać (art. 65 ust. 1 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2021 poz. 2105). Kto raz zrezygnował z karty podatkowej lub ją utracił, nie może do niej wrócić (art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

Kiedy księgowość musi być pełna

Księgi rachunkowe prowadzą bezwarunkowo spółki kapitałowe i pozostałe osoby prawne, a także spółki handlowe osobowe, w których wspólnikiem nie jest wyłącznie osoba fizyczna (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, t.j. Dz.U. 2026 poz. 522, z zastrzeżeniem pkt 2). Spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie przechodzą na księgi dopiero po przekroczeniu progu opisanego niżej.

Jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka cywilna, jawna i partnerska osób fizycznych przechodzą na księgi rachunkowe dopiero wtedy, gdy przychody za poprzedni rok wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro (art. 2 ust. 1 pkt 2 tej ustawy, art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

FAQ

Ile kosztuje księgowość dla gastronomii?

Cena zależy od formy opodatkowania, liczby dokumentów i tego, czy lokal jest płatnikiem VAT. Aktualne progi cenowe znajdziesz w cenniku.

Jaką formę opodatkowania wybrać dla restauracji?

To zależy od skali przychodów, marży, kosztów i tego, czy sprzedajesz alkohol, nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich lokali. Warianty dla swojej sytuacji sprawdzisz w kalkulatorze formy opodatkowania albo policzymy je razem podczas konsultacji.

Prowadzimy księgowość dla lokali gastronomicznych, od ryczałtu po pełne księgi. Sprawdź księgowość dla gastronomii albo umów bezpłatną konsultację, żeby dobrać formę rozliczenia do Twojego lokalu.