Biuro rachunkowe online, w którym księguje księgowa, nie Ty

Dla firm, które nie mają powodu jeździć do biura. Jeżeli faktury kosztowe i tak przychodzą mailem, a sprzedaż wystawiasz w aplikacji, wizyta z segregatorem niczego nie wnosi poza straconym popołudniem.

Obsługujemy zdalnie jednoosobowe działalności, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i pozostałe formy prowadzenia firmy, niezależnie od tego, gdzie masz adres. Sposób pracy jest ten sam dla firmy z Gdańska i dla firmy z sąsiedniej ulicy: panel, wiadomość, telefon w razie potrzeby.

Warto rozróżnić dwie rzeczy, które w wynikach wyszukiwania wyglądają podobnie.

Platformy księgowości internetowej to programy, w których to Ty wprowadzasz dokumenty, przypisujesz kategorie i zatwierdzasz deklaracje. Są tańsze i dają natychmiastowy podgląd wszystkiego. Przy prostym ryczałcie i kilku fakturach miesięcznie potrafią wystarczyć, a niektórzy przedsiębiorcy wolą mieć księgowość pod własną ręką.

My jesteśmy biurem rachunkowym, które pracuje zdalnie. Dostajesz panel i aplikację do wystawiania faktur, ale to nie Ty księgujesz. Dokument wrzucony do panelu przejmuje księgowa, dekretuje go, pilnuje terminu i wysyła deklaracje. Różnica jest widoczna w praktyce dokładnie wtedy, gdy pojawia się coś nietypowego: leasing, sprzedaż środka trwałego, transakcja z kontrahentem z zagranicy, korekta sprzed roku. W aplikacji to Twoja decyzja i Twoja odpowiedzialność. U nas to nasza praca, a Ty dostajesz pytanie tylko wtedy, gdy potrzebujemy informacji, której nie ma w dokumencie.

To rozróżnienie ma też wymiar prawny. Za nierzetelne prowadzenie ksiąg odpowiada nie tylko podatnik, lecz również osoba, która zajmuje się jego sprawami gospodarczymi i finansowymi (art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego z 10 września 1999 r.). Powierzając księgi biuru, przenosisz część tego ciężaru na podmiot, który robi to zawodowo.

Tabela: biuro zdalne kontra aplikacja samoobsługowa

Piszemy to uczciwie: aplikacja bywa tańsza i dla części firm to dobry wybór. Pytanie brzmi, ile kosztuje Twoja godzina i co się stanie, gdy trafi się dokument, którego nie umiesz ująć.

1. Bezpłatna rozmowa. Pytamy o formę działalności, branżę i liczbę dokumentów, żeby podać cenę, która się potem nie zmieni bez uprzedzenia.

2. Umowa i pełnomocnictwo. Podpisujesz umowę o obsługę, a do urzędu skarbowego składamy pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji elektronicznych, formularz UPL-1 (art. 138a Ordynacji podatkowej z 29 sierpnia 1997 r.).

3. Przejęcie ksiąg. Odbieramy dokumentację od poprzedniego biura, sprawdzamy zamknięte okresy i uzgadniamy salda. To jest w cenie obsługi.

4. Konto w panelu. Dostajesz panel klienta i aplikację do wystawiania faktur zgodną z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), czyli centralną platformą, przez którą wystawia się faktury ustrukturyzowane.

5. Dokumenty. Wrzucasz je do panelu, kiedy Ci wygodnie. Skan, zdjęcie z telefonu, plik PDF z maila.

6. Księgowanie i deklaracje. Księgowa dekretuje dokumenty, wylicza podatek i składki, a deklaracje wysyłamy elektronicznie w terminie.

Przypisujemy konkretną osobę, a nie infolinię. Piszesz do niej w panelu albo mailem, dzwonisz pod numer biura w godzinach pracy. Na pytanie odpowiadamy w ciągu 24 godzin roboczych. Jeżeli odpowiedź wymaga sprawdzenia przepisu albo Twojej dokumentacji, dostajesz w tym czasie informację, kiedy będzie gotowa.

Dokumenty zostają w archiwum panelu przez cały okres współpracy, więc faktury sprzed dwóch lat znajdujesz sam, bez pisania do nas. Przepisy wymagają przechowywania ksiąg i dokumentów do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc co do zasady przez pięć lat licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (art. 86 § 1 w związku z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).

Powierzenie dokumentów biuru rachunkowemu to powierzenie przetwarzania danych osobowych. Reguluje je art. 28 rozporządzenia 2016/679 (RODO) i dlatego umowa powierzenia jest częścią umowy o obsługę, a nie osobną formalnością do załatwienia później. Dane trafiają do panelu przez połączenie szyfrowane, dostęp mają wyłącznie osoby prowadzące Twoje księgi.

Drugie zabezpieczenie wynika z ustawy. Przedsiębiorca prowadzący usługowo księgi rachunkowe ma obowiązek zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością (art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r.). To jest różnica wobec sytuacji, w której księgujesz samodzielnie w programie: wtedy skutki błędu zostają po Twojej stronie.

Nie obiecujemy, że kontrola nigdy nie przyjdzie, bo nikt nie ma na to wpływu. Prowadzimy dokumentację tak, żeby była na nią gotowa.

Widełki zależą przede wszystkim od liczby dokumentów i tego, czy rozliczasz VAT. Status podatnika zależy od wartości sprzedaży: zwolnienie podmiotowe przysługuje do limitu z art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r., dziś 240 000 zł rocznie.

Przejęcie ksiąg od poprzedniego biura mieści się w cenie obsługi. Rejestrację jednoosobowej działalności przeprowadzamy bezpłatnie, gdy podpisujesz umowę na obsługę księgową.

Mamy dwa biura stacjonarne: Kraków, ul. Galicyjska 3D, i Żary, ul. Podchorążych 9a. Jeżeli mieszkasz w pobliżu i wolisz omówić roczne rozliczenie przy stole, umów się na wizytę. Reszta obsługi i tak może toczyć się zdalnie.