Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności opisuje, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z serwisu generaloffice.pl, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej i jakie masz w związku z tym prawa.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest GENERAL OFFICE KSIĘGOWOŚĆ SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (sp. z o.o.) z siedzibą pod adresem Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000916723, NIP 5252873150, REGON 389731305 (dalej: „Administrator” albo „General Office”).

Adres wskazany powyżej to adres siedziby rejestrowej Administratora. Bieżącą obsługę klientów prowadzimy w biurach wskazanych na stronie kontaktowej serwisu; pod adresem siedziby nie przyjmujemy klientów.

2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych możesz się z nami skontaktować pod adresem e-mail: [email protected] albo pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w punkcie 1.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

3. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

3.1 Formularz kontaktowy

Gdy wysyłasz zapytanie przez formularz kontaktowy (na stronie kontaktu, w panelu bocznym albo w oknie „Umów konsultację”), przetwarzamy podane przez Ciebie dane: imię, telefon lub e-mail, treść wiadomości oraz informacje o usłudze i formie działalności, jeśli je wskażesz. Zapisujemy też adres strony, z której przyszło zgłoszenie, oraz dowód wyrażenia zgody na kontakt: znacznik czasu i adres IP, z którego wysłano formularz.

Cel: udzielenie odpowiedzi na Twoje zapytanie i kontakt w sprawie oferty.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2016/679 (RODO): wyrażasz zgodę, zaznaczając wymagany checkbox przy formularzu. Jeżeli w wyniku kontaktu dojdzie do zawarcia umowy o świadczenie usług księgowych, podstawą dalszych czynności zmierzających do jej zawarcia jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

3.2 Kalkulator wyceny i kalkulator formy opodatkowania

Gdy korzystasz z kalkulatora orientacyjnej wyceny albo kalkulatora formy opodatkowania i podajesz e-mail (oraz telefon przy kalkulatorze wyceny), aby zobaczyć wynik, przetwarzamy: adres e-mail, telefon (kalkulator wyceny), parametry, które wskazałeś (rodzaj działalności, liczba dokumentów, status VAT albo przychód, koszty, stawkę ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, wariant składki zdrowotnej) oraz wynik wyliczenia. Wynik i kopię wyceny wysyłamy również na podany e-mail.

Cel: przygotowanie i przekazanie Ci orientacyjnego wyliczenia ceny usługi albo formy opodatkowania, na Twoje wyraźne żądanie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO: przetwarzanie niezbędne do podjęcia, na Twoje żądanie, działań przed ewentualnym zawarciem umowy o świadczenie usług księgowych.

3.3 Modal „Pobierz plik”

Gdy prosisz o przesłanie pliku (wzoru, materiału do pobrania), przetwarzamy: e-mail lub telefon, nazwę pliku, o który prosisz, adres strony, z której przyszło zgłoszenie, oraz dowód zgody (znacznik czasu, adres IP). Zgoda przy tym formularzu obejmuje wprost również zapis na newsletter (patrz punkt 3.4); link do materiału wysyła osoba z biura, nie automat.

Cel: przesłanie Ci wskazanego materiału.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO: zgoda wyrażona przy wypełnianiu formularza.

3.4 Newsletter

Gdy zapisujesz się do newslettera (w stopce, w bloku na stronie albo przy okazji pobrania pliku z punktu 3.3), przetwarzamy Twój adres e-mail, źródło i datę zapisu oraz dowód zgody (znacznik czasu, adres IP). Adres zapisujemy ze statusem „niepotwierdzony”; nie stosujemy dziś dwuetapowego potwierdzenia zapisu (double opt-in). Dopóki adres nie zostanie potwierdzony w docelowym narzędziu do wysyłki, nie wysyłamy na niego żadnych wiadomości.

Cel: wysyłka newslettera z informacjami o usługach biura, po uruchomieniu tej funkcji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO: zgoda. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

3.5 Jeśli zostajesz naszym klientem

Jeśli po kontakcie dojdzie do zawarcia umowy o świadczenie usług księgowych, przetwarzamy dodatkowo dane niezbędne do prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, w tym w panelu klienta SaldeoSMART.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO: wykonanie umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO: obowiązki wynikające z przepisów o rachunkowości i przepisów podatkowych. Szczegółowe zasady tego przetwarzania określa zawarta z Tobą umowa o współpracy.

4. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane:

dostawcy hostingu i utrzymania technicznego serwisu, w zakresie niezbędnym do jego działania
dostawcy usługi wysyłki poczty elektronicznej, za pośrednictwem którego wysyłamy powiadomienia i odpowiedzi na Twoje zgłoszenia
Google Ireland Limited: w zakresie danych zbieranych przez czcionki Google (Google Fonts), Google Tag Manager oraz uruchamiane przez niego Google Analytics 4 i Google Ads (patrz punkt 11)
podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, prawne lub informatyczne, na podstawie zawartych z nimi umów powierzenia przetwarzania danych, w zakresie niezbędnym do wykonania tych usług
organom publicznym uprawnionym do żądania danych na podstawie przepisów prawa, w zakresie i na zasadach określonych tymi przepisami

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystamy z narzędzi Google (czcionki Google Fonts, Google Tag Manager, Google Analytics 4, Google Ads), których dostawca może przetwarzać dane, w tym Twój adres IP, na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Aktualne zasady i mechanizmy zabezpieczające taki transfer danych opisuje polityka prywatności Google, dostępna pod adresem policies.google.com/privacy.

6. Jak długo przechowujemy dane

Dane z formularza kontaktowego i modalu „Pobierz plik”: do czasu zakończenia korespondencji w danej sprawie, a jeżeli dojdzie do zawarcia umowy: przez okres jej trwania i okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy oraz przepisów podatkowo-rachunkowych
Dane z kalkulatorów (wycena, forma opodatkowania): do czasu zakończenia kontaktu w sprawie przygotowanej wyceny, chyba że dojdzie do zawarcia umowy, wtedy jak wyżej
Adres e-mail w newsletterze: do czasu wycofania zgody (wypisania się) albo zaprzestania prowadzenia newslettera
Dowód zgody (znacznik czasu, adres IP): przez okres niezbędny do wykazania, że zgoda została udzielona, nie dłużej niż przez okres przechowywania danych, których dotyczy

Powyższe okresy wyznacza zdarzenie (zakończenie sprawy, wycofanie zgody, przedawnienie roszczeń), a nie z góry ustalona liczba lat, ponieważ zależą od dalszego przebiegu współpracy z Tobą.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługuje Ci prawo do:

dostępu do swoich danych
sprostowania danych
usunięcia danych
ograniczenia przetwarzania
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
przenoszenia danych
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem, w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest zgoda

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami na adres wskazany w punkcie 2.

8. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzach opisanych w punkcie 3 jest dobrowolne, ale niezbędne do tego, żeby odpowiedzieć na Twoje zapytanie, przygotować wycenę albo przesłać materiał, o który prosisz. Bez podania tych danych nie będziemy w stanie zrealizować Twojej prośby.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

11. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Serwis korzysta z Google Tag Managera (kontener GTM-T5W55W3L), który ładuje się na każdej podstronie. Google Tag Manager sam w sobie nie ustawia plików cookies, ale zarządza skryptami, które mogą je ustawiać: aktualnie są to Google Ads (pomiar skuteczności reklam) oraz Google Analytics 4 (pomiar ruchu i sposobu korzystania z serwisem). Google Analytics 4 może się też ładować bezpośrednio, niezależnie od Google Tag Managera, gdy jest to włączone w panelu administracyjnym serwisu.

Serwis korzysta również z czcionek Google Fonts, ładowanych bezpośrednio z serwerów Google.

Pliki cookies i podobne technologie wykorzystywane w związku z tymi narzędziami służą celom statystycznym i reklamowym. Przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji już przechowywanej w Twoim urządzeniu końcowym w celach innych niż niezbędne do świadczenia usługi wymaga Twojej zgody na podstawie art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221) oraz art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Ustawieniami plików cookies możesz zarządzać w swojej przeglądarce internetowej, w tym zablokować ich zapisywanie albo usunąć już zapisane pliki. Ograniczenie plików cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji serwisu.

12. Zmiany polityki prywatności

Możemy aktualizować niniejszą politykę prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa albo zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.

Ostatnia aktualizacja: 18 sierpnia 2026 r.