Zakładanie działalności gospodarczej

Jednoosobowa działalność czy spółka z o.o.

Wiersz o składkach jest najczęstszym zaskoczeniem przy przechodzeniu na spółkę: spółka jednoosobowa nie zdejmuje ZUS-u z rachunku.

Formę opodatkowania wybiera się przy rejestracji, ale nie jest to decyzja na zawsze. Zmienić ją można w kolejnym roku, w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu z pierwszym przychodem.

ZUS na starcie: trzy ulgi, jedna po drugiej

Składki na starcie jednoosobowej działalności nie są od razu pełne i to jest najczęstsza rzecz, o którą pytają osoby przechodzące z etatu.

Warunek dotyczący byłego pracodawcy jest w obu ulgach ten sam, warunek wcześniejszej działalności — nie.

• Były pracodawca — wspólnie dla obu ulg. Ulga nie przysługuje, jeżeli w ramach firmy będziesz wykonywać na rzecz byłego pracodawcy czynności, które robiłeś u niego w ramach stosunku pracy w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym (art. 18 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców oraz art. 18a ust. 2 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
• Ulga na start — 60 miesięcy od zawieszenia albo zakończenia. Przysługuje osobie, która podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia (art. 18 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców). Liczy się tu wyłącznie działalność gospodarcza.
• Składki preferencyjne — 60 miesięcy bez pozarolniczej działalności. Nie przysługują osobie, która prowadzi albo w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia działalności prowadziła pozarolniczą działalność (art. 18a ust. 2 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). To pojęcie jest szersze niż działalność gospodarcza — obejmuje między innymi wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej i partnerskiej, a także twórcę, artystę i wolny zawód (art. 8 ust. 6 tej ustawy). Dlatego zdarza się, że ulga na start przysługuje, a preferencyjne składki już nie — sprawdzamy to osobno dla każdej z nich.

To sedno sprawy przy przejściu na współpracę w formie firmy, więc sprawdzamy je przed złożeniem wniosku, a nie po pierwszej fakturze. Konkretnych kwot składek na dany rok nie podajemy w tekście, bo zmieniają się co roku — wyliczamy je przy zgłoszeniu, a warianty możesz też sprawdzić w naszym kalkulatorze ZUS przedsiębiorcy.

VAT: zwolnienie czy rejestracja od pierwszego dnia

Zwolnienie podmiotowe z podatku od towarów i usług (VAT) przysługuje do 240 000 zł wartości sprzedaży rocznie (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 2026 roku), ale przy firmie zakładanej w trakcie roku limit liczy się w proporcji do okresu prowadzenia działalności (art. 113 ust. 9 tej ustawy).

Przykład: start 1 lipca 2026 roku daje 184 dni do końca roku, więc limit wynosi 240 000 zł razy 184 podzielone przez 365, czyli około 120 986 zł. Przekroczenie limitu oznacza opodatkowanie od czynności, którą go przekroczono — nie od następnego miesiąca — więc moment rejestracji trzeba wyprzedzić, a nie odnotować.

Osobna sprawa: część działalności jest wyłączona ze zwolnienia niezależnie od obrotu (art. 113 ust. 13 ustawy o VAT), między innymi usługi doradcze, prawnicze i jubilerskie oraz niektóre rodzaje sprzedaży przez internet. Przy takim przedmiocie działalności rejestracja na formularzu VAT-R jest konieczna od pierwszej sprzedaży i uwzględniamy to już przy doborze kodów działalności.

Gdy zwolnienie Ci przysługuje, wybór sprowadza się do trzech pytań.

• Komu sprzedajesz. Gdy klientami są firmy, podatek jest dla nich neutralny — odliczą go — więc rejestracja nie podnosi ceny odczuwalnej przez nabywcę, a Tobie pozwala odliczać podatek z faktur zakupowych. Gdy sprzedajesz osobom prywatnym, zwolnienie działa jak przewaga cenowa, bo konsument płaci kwotę brutto.
• Ile wydajesz na starcie. Przy zakupie sprzętu za 30 000 zł netto podatek wynosi 6 900 zł. Czynny podatnik odzyska tę kwotę, podatnik zwolniony wliczy ją w koszt.
• Czy kupujesz z zagranicy. Przy zakupie usług od kontrahentów z innych krajów obowiązki w VAT pojawiają się nawet u podatnika zwolnionego.

Zmiana decyzji później jest możliwa, ale powrót do zwolnienia po rezygnacji z niego wymaga odczekania roku liczonego od końca roku, w którym nastąpiła rezygnacja lub utrata zwolnienia (art. 113 ust. 11 ustawy o VAT). Przy rezygnacji w 2026 roku powrót do zwolnienia jest możliwy najwcześniej od stycznia 2028 roku.

Ile kosztuje sama rejestracja

Rejestracja jednoosobowej działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) jest wolna od opłat. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma koszty urzędowe i zależą one od trybu.

Kapitał zakładowy spółki to minimum 5 000 zł (art. 154 § 1 Kodeksu spółek handlowych) i podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5%, liczonemu od kapitału pomniejszonego o opłatę sądową (art. 6 ust. 9 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych) — przy kapitale 5 000 zł w trybie S24 daje to 24 zł, wykazywane w deklaracji PCC-3.

Spółka istnieje jako spółka w organizacji już od zawarcia umowy, więc może działać przed wpisem, ale musi wtedy używać tego oznaczenia. Po wpisie zostaje jeszcze zgłoszenie danych uzupełniających na formularzu NIP-8 — dane dla ZUS trzeba przekazać szybciej, gdy spółka od razu zatrudnia.

Co trzeba ustawić zaraz po rejestracji

Po wpisie zaczyna się część, o której mało kto myśli przy wypełnianiu wniosku.

• Kody PKD. Dobiera się je w brzmieniu obowiązującej klasyfikacji, a przy ryczałcie od rodzaju usługi zależy stawka — lista musi odpowiadać temu, co naprawdę będziesz robić.
• Rachunek firmowy. Przy spółce praktycznie konieczny. Przy jednoosobowej działalności staje się nim wtedy, gdy rozliczasz się z firmami: płatności między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł muszą iść bezgotówkowo (art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców), a przy czynnym podatniku VAT dodatkowo na rachunek widniejący w wykazie podatników, potocznie zwanym białą listą (art. 96b ustawy o VAT).
• Fakturowanie w KSeF. Faktury od początku wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur — centralnej platformie do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych — więc fakturowanie ustawiamy razem z rejestracją, a nie po pierwszym zleceniu. Naszą aplikację zgodną z KSeF i panel klienta udostępniamy w ramach obsługi.
• Kalendarz pierwszych terminów. Pierwsza zaliczka na podatek, pierwsza deklaracja i pierwszy przelew do ZUS mają konkretne daty — podajemy je razem z kwotami, zanim miną.