Pełna księgowość dla firm

Kto prowadzi księgi i od kiedy

Kwotę progu przelicza się po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok obrotowy, a nie po kursie z końca roku (art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Księgi otwiera się na początek roku obrotowego, więc przejścia nie da się zrobić w dowolnym momencie — dlatego o zmianie rozmawiamy jesienią, kiedy już widać, czy próg zostanie przekroczony.

Kurs na kolejny rok znamy dopiero na początku października, więc do tego czasu progu w złotych nie da się podać wiążąco.

Od tego przeliczenia zależy, czy od stycznia prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), czy pełne księgi rachunkowe. Firmom, które zbliżają się do progu, liczymy jesienią oba warianty: ile kosztuje obsługa w każdym z nich i co trzeba przygotować, gdyby próg został przekroczony.

Do ksiąg można też przejść dobrowolnie, przed osiągnięciem progu — najczęściej robią to firmy, które potrzebują wiarygodnego rachunku wyników do rozmów z bankiem albo inwestorem. Pełna księgowość to bowiem nie tylko obowiązek: ewidencja na kontach pokazuje, na czym firma zarabia i gdzie rosną koszty — pod warunkiem że plan kont jest ustawiony pod tę firmę, a nie pod domyślny szablon programu.

Zamknięcie roku: harmonogram

Część spisu można rozpocząć wcześniej i rozliczyć na dzień bilansowy. Terminy przypominamy z wyprzedzeniem, bo zatwierdzenie sprawozdania wymaga zwołania zgromadzenia wspólników, a tego nie da się zrobić w ostatniej chwili.

Zaliczki na CIT

Spółka płaci zaliczki do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (art. 25 ust. 1a ustawy o CIT), a liczy się je narastająco od początku roku. Przykład: spółka będąca małym podatnikiem ma po dziesięciu miesiącach przychody 800 000 zł i koszty uzyskania przychodu 560 000 zł, czyli dochód 240 000 zł. Stawka dla małych podatników wynosi 9% (art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT), więc podatek narastająco to 21 600 zł. Jeżeli za wcześniejsze miesiące spółka wpłaciła już 18 000 zł, zaliczka za październik wynosi 3 600 zł.

Stawka 9% wymaga spełnienia dwóch warunków naraz. Po pierwsze, przychody spółki w bieżącym roku podatkowym nie mogą przekroczyć równowartości 2 000 000 euro, przeliczonej po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego tego roku (art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT). Po drugie, spółka musi mieć status małego podatnika, czyli jej przychód ze sprzedaży wraz z należnym VAT za poprzedni rok nie mógł przekroczyć równowartości 2 000 000 euro, przeliczonej po kursie z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego (art. 19 ust. 1d w związku z art. 4a pkt 10 ustawy o CIT). Przekroczenie któregokolwiek z tych dwóch limitów oznacza stawkę podstawową 19%. Warunku statusu małego podatnika nie stosuje się w roku rozpoczęcia działalności (art. 19 ust. 1e ustawy o CIT). Stawka 9% nie obejmuje dochodów z zysków kapitałowych. Mali podatnicy i spółki rozpoczynające działalność mogą wybrać zaliczki kwartalne (art. 25 ust. 1b ustawy o CIT) — to zwykle cztery przelewy zamiast dwunastu i wyraźnie spokojniejszy kalendarz płynności.

Zysk spółki jest opodatkowany dwa razy

Przy stawce 19% obciążenie jest wyraźnie wyższe. Dywidenda nie jest jedyną drogą wypłaty — bywa nią też wynagrodzenie z powołania, umowa o pracę albo świadczenia powtarzające się wspólnika — i każda z nich ma inne skutki po stronie składek i podatku.

Osobnym wariantem jest ryczałt od dochodów spółek, potocznie zwany estońskim CIT (art. 28c–28t ustawy o CIT), w którym podatek płaci się dopiero przy wypłacie zysku, ale wchodzi się w niego z zestawem warunków do spełnienia przez cały okres. Który wariant ma sens w konkretnej spółce, zależy od tego, ile i jak często wypłacacie — liczymy to na Waszych danych, zanim podejmiecie uchwałę.

Środki trwałe: zakup nie zawsze jest kosztem od razu

• Powyżej 10 000 zł, przy przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok — wprowadza się do ewidencji środków trwałych i rozlicza w czasie (art. 16d ust. 1 i art. 16f ustawy o CIT, odpowiednio art. 22d i art. 22f ustawy o PIT). Przykład: maszyna za 60 000 zł amortyzowana stawką 20% daje 12 000 zł kosztu rocznie, czyli 1 000 zł miesięcznie przez pięć lat.
• 10 000 zł lub mniej — wydatek można zaliczyć do kosztów jednorazowo.
• Samochody osobowe — od 1 stycznia 2026 roku limit odpisów zależy od emisji: 225 000 zł dla pojazdu elektrycznego albo napędzanego wodorem, 150 000 zł przy emisji CO2 poniżej 50 g/km i 100 000 zł przy emisji równej lub wyższej (art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT, odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT), a przy aucie używanym również prywatnie do kosztów wchodzi 75% wydatków eksploatacyjnych i połowa podatku od towarów i usług (VAT) z faktur.

Klasyfikację środka trwałego i stawkę ustalamy przy pierwszym księgowaniu, bo późniejsza zmiana oznacza korektę wstecz.

Raportowanie: JPK i KSeF

Księgi spółki są dziś raportowane w kilku równoległych plikach. Jednolity Plik Kontrolny dla podatku od towarów i usług (JPK_V7) łączy ewidencję i deklarację i składa się go do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (art. 99 ust. 1 w związku z art. 109 ust. 3b ustawy o VAT).

Do tego dochodzi raportowanie ksiąg rachunkowych w strukturze JPK dla podatku dochodowego, wprowadzane etapami — zakres i pierwszy rok objęcia sprawdzamy dla każdej spółki osobno, bo zależy on od jej rozmiaru i od tego, czy składa JPK_V7. Faktury sprzedaży i zakupu przechodzą przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) — centralną platformę, przez którą wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane.

W praktyce oznacza to jedno: plan kont musi mieć od pierwszego dnia roku znaczniki, które te struktury wypełnią. Dlatego przy przejmowaniu ksiąg sprawdzamy nie tylko salda, lecz także to, czy kontom przypisano wymagane oznaczenia — poprawianie tego w połowie roku jest znacznie droższe niż ustawienie na starcie. Naszą aplikację do wystawiania faktur, zgodną z KSeF, oraz panel klienta udostępniamy w ramach obsługi.