Księgowość dla prawników i kancelarii

Większość małych działalności może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT do limitu rocznego obrotu. Usługi prawnicze są z tego zwolnienia wyłączone na podstawie art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług. Adwokat, radca prawny i kancelaria rejestrują się więc jako czynny podatnik VAT przed pierwszą sprzedażą, niezależnie od tego, jak niski jest obrót w pierwszym roku.

Konsekwencje są praktyczne. Kancelaria składa comiesięczne albo kwartalne jednolite pliki kontrolne JPK_V7, czyli ewidencje VAT wysyłane do urzędu, prowadzi ewidencję sprzedaży i zakupów, ale też odlicza VAT od zakupów związanych z działalnością, w tym od oprogramowania, systemów informacji prawnej, najmu lokalu i sprzętu.

Osobnym wątkiem jest moment powstania obowiązku podatkowego przy wynagrodzeniu za pomoc prawną świadczoną z urzędu, gdzie płatność przychodzi po zakończeniu sprawy i po postanowieniu sądu. Ustalamy go razem z Tobą przy pierwszych takich rozliczeniach, bo od tego zależy, w którym okresie sprzedaż trafia do ewidencji.

W ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych prawnik trafia do jednej z dwóch stawek. Wykonywanie zawodu w formie wolnego zawodu objęte jest stawką 17%. Usługi prawne z działu 69 Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) świadczone poza wolnym zawodem objęte są stawką 15%.

Granica nie przebiega przez tytuł zawodowy, tylko przez formę, w jakiej do kancelarii dołączają inni prawnicy. Ustawa mówi o zatrudnieniu na umowę o pracę, zlecenia, o dzieło albo inną umowę o podobnym charakterze osób wykonujących czynności związane z istotą zawodu (art. 4 ust. 1 pkt 11 ustawy o ryczałcie) i to ono wyprowadza działalność poza wolny zawód. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odróżnia od tego współpracę dwóch przedsiębiorców na umowie B2B, która kwalifikacji nie zmienia (interpretacja z 15 maja 2025 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.244.2025.2.BS). Interpretacja indywidualna chroni wyłącznie tego, kto ją otrzymał, więc przy zmianie modelu pracy warto wystąpić o własną.

Ryczałt liczy się od przychodu, bez odliczania kosztów. Przy kancelarii z własnym lokalem, subskrypcjami systemów informacji prawnej i zatrudnieniem zasady ogólne albo podatek liniowy bywają korzystniejsze. Policzymy warianty na Twoich liczbach i pokażemy różnice, razem ze składką zdrowotną, która liczy się inaczej w każdej z form. Możesz też zacząć od kalkulatora formy opodatkowania.

Adwokaci i radcowie prawni prowadzą działalność w formach przewidzianych ustawami korporacyjnymi: indywidualnie, w spółce cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej albo komandytowo-akcyjnej. Wybór formy przekłada się wprost na sposób prowadzenia księgowości.

• Kancelaria indywidualna i spółka cywilna prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję ryczałtu, dopóki nie przekroczą limitu zobowiązującego do ksiąg rachunkowych.
• Spółka partnerska pozostaje podmiotem transparentnym podatkowo, więc podatek dochodowy rozliczają partnerzy, każdy według własnej formy opodatkowania. Księgowość prowadzi jednak spółka i to ona odpowiada za ewidencje VAT.
• Spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna są podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) i prowadzą pełne księgi rachunkowe, a wspólnicy rozliczają podatek dodatkowo od wypłat.

Przy przekształceniu formy najwięcej pracy jest na styku dwóch okresów: zamknięcie ksiąg, rozliczenie wspólników i przeniesienie ewidencji VAT. Prowadzimy to jako osobny etap, nie w ramach bieżącej obsługi.

Stan prawny na 14 sierpnia 2026 r. Przepisy sprawdzone w tekstach jednolitych ogłoszonych przez Kancelarię Sejmu. Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy indywidualnej sprawy.

• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług: art. 113 ust. 1 (limit 240 000 zł w brzmieniu nadanym ustawą z 24 czerwca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 896) oraz art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. a.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902): § 4 ust. 1 pkt 2 lit. g, § 4 ust. 3 pkt 2 lit. b, pozycje 31 i 42 załącznika.
• Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym: art. 4 ust. 1 pkt 11, art. 12 ust. 1 pkt 1 i pkt 2.
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych: art. 14 ust. 3 pkt 3a.
• Ustawa z 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze: art. 4a ust. 1. Ustawa z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych: art. 8 ust. 1.