Księgowość dla firm transportowych

Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy. Tak stanowi art. 26f ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, obowiązujący od 19 sierpnia 2023 r. Wcześniej regulował to uchylony art. 21b tej ustawy. Oznacza to, że diety i ryczałty za nocleg takiemu kierowcy nie przysługują.

W przewozach krajowych nic się nie zmieniło. Tam podróż służbowa i należności z nią związane nadal występują (art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców). Odrębną grupą są przewozy rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Art. 22 ustawy wyłącza wobec nich stosowanie przepisów rozdziału 3b, więc opisany niżej mechanizm ich nie obejmuje. Przy flocie busów kwalifikację trzeba przeliczyć osobno.

Zamiast diet działa mechanizm z rozdziału 3b ustawy o czasie pracy kierowców. Jeżeli miesięczny przychód kierowcy jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne wyłącza się równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, z zastrzeżeniem, że podstawa po tym wyłączeniu nie może być niższa niż przeciętne wynagrodzenie (art. 26g). Przy pobycie krótszym niż 12 godzin kwotę zmniejsza się do połowy, a przy pobycie do 8 godzin do jednej trzeciej (art. 26h). Do dni pobytu nie wlicza się urlopu, zwolnienia lekarskiego ani urlopu bezpłatnego.

Po stronie podatku działa odrębny przepis. Art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) zwalnia od podatku przychody kierowcy ze stosunku pracy i z umowy zlecenia, uzyskane z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych, w wysokości równowartości 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą. To jest zwolnienie przychodu, a nie odliczenie od podstawy. Dni pobytu ustala się według tych samych zasad co przy składkach.

Żadnej z tych kwot się nie wypłaca. Jedna obniża podstawę wymiaru składek, druga zwalnia część przychodu z podatku, obie liczone od faktycznych dni pobytu za granicą. Bez ewidencji czasu pracy i wykazu dni w poszczególnych krajach nie da się ich prawidłowo zastosować. Kwota przeciętnego wynagrodzenia zmienia się co roku, więc sprawdzamy ją przy każdej liście płac.

Do tego dochodzi delegowanie. Przy przewozach innych niż dwustronne i tranzyt kierowca może być traktowany jako pracownik delegowany, a wtedy w grę wchodzą warunki płacowe kraju przyjmującego. Rozliczamy to razem z ewidencją czasu pracy i danymi z tachografu.

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego wymaga wykazania zdolności finansowej. Zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009 przedsiębiorca musi dysponować kapitałem i rezerwami w wysokości co najmniej 9 000 euro na pierwszy pojazd i 5 000 euro na każdy następny pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony. Dla pojazdów o masie od 2,5 do 3,5 tony obowiązują niższe progi: 900 euro na każdy dodatkowy pojazd, a gdy przewoźnik korzysta wyłącznie z takich pojazdów, 1 800 euro na pierwszy i 900 euro na każdy kolejny. Kwoty przelicza się po kursie ogłaszanym na dany rok.

Podstawowym sposobem wykazania jest roczne sprawozdanie finansowe poświadczone przez audytora albo odpowiednio upoważnioną osobę. W drodze odstępstwa organ może zezwolić na wykazanie zdolności finansowej gwarancją bankową albo ubezpieczeniem, w tym ubezpieczeniem odpowiedzialności zawodowej, albo tego zażądać (art. 7 ust. 2 rozporządzenia). Nie jest to swobodny wybór przedsiębiorcy.

To jest moment, w którym księgowość przestaje być formalnością. O spełnieniu wymogu rozstrzyga wysokość kapitału własnego wykazanego w bilansie, a ta wynika z tego, jak prowadzone są księgi przez cały rok, nie z tego, co dopisze się w sprawozdaniu na końcu.

Przygotowujemy sprawozdanie z myślą o tym wymogu i sygnalizujemy z wyprzedzeniem, gdy przy planowanym powiększeniu floty kapitał własny może okazać się za niski.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w przewozie ładunków zależy od ładowności taboru. Przewóz ładunków taborem samochodowym o ładowności powyżej 2 ton objęty jest stawką 5,5%, a przewóz taborem o mniejszej ładowności stawką resztową 8,5%. Decyduje techniczna możliwość przewiezienia ładunku o określonym tonażu, a nie deklarowany rodzaj zleceń. Stawka 5,5% dotyczy przewozu ładunków, więc przewóz osób i usługi towarzyszące transportowi kwalifikuje się odrębnie, według faktycznego zakresu czynności.

Ryczałt liczy się od przychodu, bez odliczania kosztów. W transporcie to zwykle rozstrzyga wybór, bo paliwo, opony, naprawy, leasing i amortyzacja to główna część wydatków firmy przewozowej. Przy pełnej flocie zasady ogólne albo podatek liniowy bywają korzystniejsze, ale wynik zależy od proporcji przychodów do kosztów w konkretnej firmie.

Rozliczanie pojazdów też ma swoją granicę, ale przebiega ona inaczej, niż sugeruje nazwa w dowodzie rejestracyjnym. W podatku od towarów i usług ograniczenie odliczenia do 50% dotyczy pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, także tych zapisanych jako ciężarowe (art. 86a w związku z art. 2 pkt 34 ustawy o VAT). Pełne odliczenie wymaga albo masy powyżej 3,5 tony, albo wykazania wyłącznego wykorzystania do działalności, albo spełnienia wymagań konstrukcyjnych potwierdzonych dodatkowym badaniem technicznym. Kwalifikacja pojazdu na potrzeby podatkowe jest tu ważniejsza niż jego nazwa handlowa.

Policzymy warianty na Twoich liczbach i pokażemy różnice. Możesz też zacząć od kalkulatora formy opodatkowania.