Księgowość dla e-commerce

Sklep internetowy rozlicza się trudniej niż sklep stacjonarny nie z powodu skali, tylko z powodu liczby granic, które przecina jedna transakcja. Towar może leżeć w magazynie w innym kraju, płatność przechodzić przez operatora z siedzibą za granicą, reklama być kupowana w Irlandii, a klient siedzieć w Czechach. Każdy z tych elementów ma własną zasadę opodatkowania.

Prowadzimy księgi — podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję ryczałtu albo pełne księgi rachunkowe w spółce — rozliczamy podatek dochodowy, podatek od towarów i usług (VAT) oraz Jednolity Plik Kontrolny JPK_V7, obsługujemy kadry i płace. Pilnujemy trzech rzeczy, które w tej branży najczęściej idą źle: progu sprzedaży wysyłkowej do Unii, klasyfikacji modelu sprzedaży dla celów ryczałtu i rozliczenia usług kupowanych od zagranicznych dostawców.

Dokumenty przekazujesz przez panel klienta, a raporty sprzedażowe z platformy albo z silnika sklepu uzgadniamy z wpływami od operatorów płatności. Faktury możesz wystawiać w naszej aplikacji, przygotowanej pod Krajowy System e-Faktur (KSeF). Na pytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin roboczych, a przejęcie ksiąg od poprzedniego biura jest w cenie obsługi.

Próg 42 000 zł i procedura OSS

Wysyłka towaru do konsumenta w innym państwie członkowskim to wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO). Do momentu przekroczenia progu 42 000 zł — stanowiącego równowartość 10 000 euro — miejscem opodatkowania pozostaje Polska i sprzedaż rozliczasz w krajowej deklaracji (art. 22a ust. 1 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).

Trzy rzeczy przy tym progu decydują najczęściej o błędzie:

1. Liczy się łącznie dla wszystkich krajów Unii, a nie osobno dla każdego. Sprzedaż do Czech, Niemiec i Francji sumuje się w jeden licznik.
2. Obejmuje także usługi elektroniczne, telekomunikacyjne i nadawcze świadczone konsumentom z Unii, jeśli sklep takie sprzedaje — na przykład pliki do pobrania albo dostęp do materiałów.
3. Przekroczenie działa od razu, od tej dostawy, w związku z którą próg został przekroczony. Nie od kolejnego miesiąca ani od kolejnego roku.

Po przekroczeniu progu masz dwie drogi. Pierwsza to rejestracja do celów VAT w każdym państwie, do którego wysyłasz towar. Druga to procedura unijna OSS, czyli rozliczenie zagranicznego VAT w jednej deklaracji składanej w Polsce (art. 130a–130d ustawy o VAT). Zgłoszenia do OSS dokonuje się na formularzu VIU-R, deklaracje składa się kwartalnie, a stawki stosuje się według kraju konsumenta. Ewidencję transakcji objętych procedurą trzeba przechowywać przez 10 lat.

Z progu można też zrezygnować dobrowolnie i rozliczać zagraniczny VAT od pierwszej przesyłki. Bywa to sensowne przy sprzedaży do krajów o niższej stawce podstawowej. To rachunek do zrobienia na konkretnych danych, a nie zasada.

Magazyny za granicą wychodzą poza OSS

Procedura OSS nie obejmuje wszystkiego. Jeżeli korzystasz z magazynów zagranicznych — na przykład w programie logistycznym platformy sprzedażowej — Twój towar jest przemieszczany między krajami przed sprzedażą. Takie przemieszczenie własnych towarów oraz sprzedaż krajowa realizowana już z magazynu w innym państwie zwykle wymagają rejestracji do VAT w tym państwie i rozliczenia poza OSS.

To jest moment, w którym „wystarczy OSS” przestaje być prawdą, a koszt obsługi rośnie o rejestracje lokalne. Sprawdzamy to zanim włączysz magazyn zagraniczny, bo odkręcanie zaległych rejestracji jest znacznie droższe niż ich zaplanowanie.

Osobno działa import towarów spoza Unii. Dla przesyłek o wartości rzeczywistej nieprzekraczającej 150 euro dostępna jest procedura importu Import One Stop Shop (IOSS), o której mowa w art. 138a i nast. ustawy o VAT. Poza nią VAT od importu rozlicza się na zasadach celnych, razem z należnościami przywozowymi.

Ryczałt 3%, 5,5% czy 8,5% — decyduje model, nie branża

To pytanie wraca w e-commerce najczęściej i najczęściej dostaje złą odpowiedź, bo „sklep internetowy” nie jest kategorią podatkową. Znaczenie ma to, co faktycznie robisz z towarem.

• 3% — działalność usługowa w zakresie handlu (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym). Ustawa definiuje ją jako sprzedaż wcześniej nabytych towarów w stanie nieprzetworzonym, w tym również zapakowanych lub rozważonych do mniejszych opakowań (art. 4 ust. 1 pkt 3). Klasyczna odsprzedaż.
• 5,5% — działalność wytwórcza (art. 12 ust. 1 pkt 6 lit. a), czyli wytwarzanie wyrobów z materiałów własnych lub powierzonych (art. 4 ust. 1 pkt 4). Sklep, który sam produkuje, kompletuje zestawy albo istotnie przetwarza towar, wychodzi poza handel.
• 8,5% — stawka resztowa (art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a) dla usług, które nie mieszczą się w pozostałych katalogach — w tym dla usług pośrednictwa.

Granica między odsprzedażą a przetworzeniem bywa cienka: konfekcjonowanie, brandowanie, składanie zestawów. Ustawa dopuszcza pakowanie i rozważanie w ramach handlu, ale dalej idące działania są już czym innym. Przy niejednoznacznym stanie faktycznym proponujemy wniosek o interpretację indywidualną — chroni ona wyłącznie tego, kto ją otrzymał, i tylko w opisanym stanie faktycznym.

Trzeba też pamiętać, od czego ryczałt się liczy: od przychodu, nie od marży. Sklep z marżą kilkunastoprocentową i wysokim obrotem może na ryczałcie zapłacić więcej niż na skali podatkowej albo podatku liniowym, mimo pozornie niskiej stawki. Do tego dochodzą koszty, których ryczałt nie widzi — towar, magazyn, kampanie reklamowe, prowizje platform. Liczymy warianty razem ze składką zdrowotną, bo jest ona liczona inaczej w każdej formie opodatkowania.

Termin wyboru formy jest sztywny: oświadczenie składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód w roku podatkowym (a gdy pierwszy przychód przypadł w grudniu — do końca roku podatkowego).

Sprzedaż we własnym imieniu a pośrednictwo

Dropshipping nie jest jednym modelem, tylko dwoma — i różnią się one wszystkim, co ma znaczenie podatkowe.

W modelu sprzedaży we własnym imieniu kupujesz towar i odsprzedajesz go klientowi. Przychodem jest cała kwota od klienta, kosztem cena zakupu, a przy imporcie spoza Unii dochodzą cło i VAT od importu. Na ryczałcie w grę wchodzi stawka handlowa 3%.

W modelu pośrednictwa działasz w imieniu i na rzecz dostawcy, a Twoim przychodem jest wyłącznie prowizja. Wtedy rozliczasz usługę, nie towar, i wchodzi stawka resztowa 8,5%. Warunkiem jest jednak, żeby model pośrednictwa był rzeczywisty i udokumentowany: regulamin sklepu, treść umowy z dostawcą, sposób prezentacji na stronie i przepływ płatności muszą to potwierdzać. Sam zapis w regulaminie, gdy pieniądze klienta wpływają na Twój rachunek jako zapłata za towar, przy kontroli nie wystarczy.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej rozstrzygał tę granicę wielokrotnie i różnie, zależnie od stanu faktycznego. Dlatego ustalamy model i dokumentację na starcie, zamiast dopasowywać opis do już wystawionych faktur.

Zwolnienie dla wysyłki i katalog, który je wyłącza

Sprzedaż wysyłkowa na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej. Wynika to z załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. poz. 1902) i wymaga spełnienia warunków łącznie: dostawa następuje pocztą lub przesyłką kurierską, zapłata w całości wpływa za pośrednictwem rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów zapłaty wynika, czego dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana, wraz z adresem odbiorcy.

Pobranie płatne gotówką kurierowi tego warunku nie spełnia. To najczęstszy powód, dla którego sklep, który „miał zwolnienie”, je traci.

Niezależnie od tego działa katalog wyłączeń z § 4 ust. 1 rozporządzenia. Sprzedaż m.in. komputerów i wyrobów elektronicznych, sprzętu fotograficznego, sprzętu radiowego i telewizyjnego, perfum i wód toaletowych, części do silników spalinowych, wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych wymaga kasy od pierwszej transakcji konsumenckiej — także przy wysyłce z przedpłatą. Asortyment sklepu trzeba więc przejrzeć pod tym kątem przed startem.

Zwroty, odstąpienia i korekty

Konsument kupujący na odległość ma co do zasady 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny (art. 27 ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta). W księgowości oznacza to stały strumień korekt.

Zwrotu zaewidencjonowanego na kasie nie da się „odbić” na kasie — kasa nie ma funkcji storna. Zwroty towarów i uznane reklamacje ujmuje się w odrębnej ewidencji, prowadzonej na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących; musi ona zawierać m.in. datę sprzedaży, nazwę towaru, wartość, kwotę podatku, dokument potwierdzający sprzedaż i protokół podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Przy sprzedaży na fakturę zwrot dokumentuje się fakturą korygującą.

Przy sklepie z wysokim wskaźnikiem zwrotów to nie jest formalność — to pozycja, która realnie zmienia podstawę opodatkowania i którą trzeba mieć udokumentowaną. Ustawiamy obieg dokumentów zwrotowych razem z obsługą sklepu.

DAC7, reklama w Irlandii i prowizje operatorów

Operatorzy platform sprzedażowych mają obowiązek zbierania i przekazywania danych o sprzedawcach do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Podstawą jest ustawa z 23 maja 2024 r. o zmianie ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami oraz niektórych innych ustaw, wdrażająca dyrektywę zwaną potocznie DAC7. Z raportowania wyłączeni są sprzedawcy, którym platforma umożliwiła mniej niż 30 transakcji sprzedaży towarów i których łączne wynagrodzenie nie przekroczyło 2 000 euro w danym roku. Powyżej któregokolwiek z tych progów dane trafiają do administracji skarbowej.

Praktyczny wniosek jest prosty: przychód z platformy i tak jest znany urzędowi. Rozliczenie prowadzone równolegle z tym, co raportuje platforma, oszczędza tłumaczeń.

Osobny temat to usługi kupowane od zagranicznych dostawców — reklama w wyszukiwarce i w mediach społecznościowych, oprogramowanie w abonamencie, obsługa płatności. Przy usługach nabywanych od podatnika z innego państwa miejscem opodatkowania jest kraj siedziby nabywcy (art. 28b ustawy o VAT), a podatek rozlicza nabywca jako import usług (art. 17 ust. 1 pkt 4).

Dotyczy to również przedsiębiorcy zwolnionego z VAT. Przed pierwszym takim zakupem trzeba zarejestrować się jako podatnik VAT UE na formularzu VAT-R (art. 97 ust. 3 ustawy o VAT), a podatek od importu usług wykazać i zapłacić — podatnik zwolniony robi to w deklaracji VAT-9M do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego. Rejestracja do VAT UE nie oznacza rezygnacji ze zwolnienia w obrocie krajowym. Sprzedaż usług na rzecz podatników z Unii wykazuje się dodatkowo w informacji podsumowującej (art. 100 ustawy o VAT).

Do tego dochodzi zwolnienie podmiotowe z VAT do 240 000 zł sprzedaży rocznie (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu od 1 stycznia 2026 r.) — przy rosnącym sklepie próg ten przekracza się szybko i moment przekroczenia trzeba śledzić na bieżąco, bo rejestracji dokonuje się przed czynnością, którą próg zostaje przekroczony. Rosnący obrót prowadzi też do drugiego progu: przy przychodach netto za poprzedni rok obrotowy w wysokości co najmniej równowartości 2 500 000 euro jednoosobowa działalność i spółka cywilna przechodzą na pełne księgi rachunkowe (art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości).

Obsługa jednoosobowej działalności gospodarczej zaczyna się od 199 zł netto miesięcznie przy zwolnieniu z VAT i do 20 dokumentów oraz od 299 zł netto przy czynnym podatniku VAT. Spółki i pozostałe formy prowadzenia działalności — od 999 zł netto niezależnie od statusu VAT.

Cena zależy od zakresu: liczby dokumentów, liczby kanałów sprzedaży, tego, czy rozliczasz OSS i czy korzystasz z magazynów zagranicznych. Bezpłatna jest konsultacja. Rejestracja jednoosobowej działalności jest bezpłatna przy zawarciu umowy na obsługę księgową, a przejęcie ksiąg od poprzedniego biura mieści się w cenie obsługi.

Jak zaczynamy

1. Bezpłatna konsultacja — rozmawiamy o asortymencie, kanałach sprzedaży, krajach wysyłki, magazynach i sposobie przyjmowania płatności. Bez zobowiązania.
2. Analiza i wycena — sprawdzamy model sprzedaży pod kątem stawki ryczałtu, stan licznika sprzedaży do Unii, obowiązek kasowy i liczbę dokumentów. Na tej podstawie podajemy cenę.
3. Przejęcie dokumentacji — odbieramy dokumenty od poprzedniego biura, sprawdzamy stan otwarcia, rozliczenia OSS i zgodność raportów platform ze sprzedażą. Rozbieżności zgłaszamy przed przejęciem odpowiedzialności.
4. Bieżąca obsługa — rozliczenia w terminach, kontakt przez panel i telefonicznie, odpowiedź w 24 godziny robocze, sygnalizowanie zbliżających się progów.

Stan prawny na 20 sierpnia 2026 r. Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy indywidualnej sytuacji firmy.

• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (art. 2 pkt 22a — definicja WSTO, art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 22a ust. 1 pkt 3 — próg 42 000 zł, art. 28b, art. 97 ust. 3, art. 100, art. 106ga — KSeF, art. 113 ust. 1 w brzmieniu od 1 stycznia 2026 r. — limit 240 000 zł, art. 130a–130d — procedura unijna OSS, art. 138a i nast. — procedura importu IOSS)
• Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (art. 4 ust. 1 pkt 3 i 4 — definicje handlu i działalności wytwórczej, art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a, art. 12 ust. 1 pkt 6 lit. a, art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. b)
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 9a — termin wyboru formy opodatkowania, art. 11a ust. 1 — przeliczanie przychodów w walutach obcych, art. 14 ust. 1c)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. poz. 1902 (§ 4 ust. 1 — katalog wyłączeń, załącznik — zwolnienie dla dostawy towarów w systemie wysyłkowym)
• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji)
• Ustawa z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (art. 27 — prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość)
• Ustawa z 23 maja 2024 r. o zmianie ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami oraz niektórych innych ustaw — wdrożenie dyrektywy DAC7 (progi wyłączenia: mniej niż 30 transakcji sprzedaży towarów i wynagrodzenie do 2 000 euro rocznie)
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 36 ust. 4 — zgłoszenie do ubezpieczeń w 7 dni, art. 36 ust. 17 — zgłoszenie umowy o dzieło na RUD w 7 dni)
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (art. 2 ust. 1 pkt 2 — próg 2 500 000 euro)