Na czym polega monitoring płatności? Czy warto kontrolować należności?
Nieterminowe płatności faktur potrafią sparaliżować funkcjonowanie firmy, niezależnie od jej wielkości. Jeśli borykasz się z niepłacącymi kontrahentami, pomocny może okazać się monitoring płatności.
Na czym polega monitoring płatności?
Zasadniczo monitoring płatności składa się z dwóch etapów:
- Obserwacji, czy klient zapłacił za fakturę.
- Przypomnienia klientowi o konieczności dokonania płatności.
Jednym z ważniejszych aspektów jest opracowanie częstotliwości przypomnień. Ogólnie rzecz biorąc, można wysłać informację o zbliżającym się terminie faktury (np. dzień lub dwa wcześniej) oraz bezwzględnie należy powiadomić, gdy termin upłynie.
Kontakt z klientem może odbywać się na kilka sposobów m.in. poprzez maila, SMS-a, komunikator, można również po prostu zadzwonić. Najlepiej wykorzystać kanał, który zwykle wykorzystywany jest do komunikacji.
Należy także odpowiednio przygotować wiadomość. Warto dopasować ton, do stylu komunikacji firmy. Ponadto pamiętaj, że jest to tylko przypomnienie, a nie wezwanie do zapłaty, dlatego wiadomość powinna być przyjazna.
Monitoring płatności a windykacja
Niektórym przedsiębiorcom wysyłanie przypomnień o płatności może kojarzyć się z windykacją. Wydaje im się, że wysyłając tego typu wiadomości, zostaną źle odebrani i wpłynie to negatywnie na ich relacje z klientem.
Jednak nie jest to prawda. Wysyłając komunikaty przypominające, pokazujesz kontrahentom, że pilnujesz płatności. Dzięki temu rozumieją, że współpracując z Tobą, terminy należy traktować poważnie.
Czy może to się nie podobać niektórym przedsiębiorcom? Oczywiście. Jednak zastanów się, czy chcesz współpracować z firmami, które nie płacą faktur w terminie.
Ogólnie rzecz biorąc, monitoring płatności nie powinien być uznawany za bezpośrednią windykację. Jednocześnie przypomnienie o fakturze po upłynięciu terminu możemy uznać za wstęp do polubownej windykacji.
Czy warto wdrożyć monitoring płatności w firmie?
Na ogół tak. Rozmiar firmy nie ma znaczenia, ponieważ w każdym wypadku nieopłacone faktury wpływają źle na kondycję przedsiębiorstwa. Wyjątkiem są przedsiębiorcy, którzy przyjmują płatności z góry. W takiej sytuacji monitoring może nie być potrzebny, ponieważ rozpoczynasz pracę dopiero po otrzymaniu pieniędzy.
Jednak jeśli działasz w klasycznym modelu i twoi kontrahenci mają czas na zapłacenie faktury, to monitoring płatności pomoże Ci zachować płynność finansową i ograniczyć liczbę opóźnionych płatności.
Monitoring należności to jedna z usług, które prowadzimy dla naszych klientów na bieżąco: obserwujemy terminy płatności i przypominamy kontrahentom o zbliżającym się lub przekroczonym terminie, żeby ograniczyć ryzyko zatorów płatniczych w Twojej firmie. Sprawdź, jak wygląda kontrola wierzytelności w naszej ofercie, albo zobacz pełen zakres usług.
Chcesz sprawdzić, czy monitoring płatności ma sens w Twojej sytuacji? Umów bezpłatną konsultację.
