Archiwizacja dokumentów księgowych – ile czasu trzeba przechowywać dokumenty?

/ blog / By

W każdej firmie, niezależnie od jej wielkości i branży, obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych jest nieodłączną częścią prowadzenia działalności. Przechowywanie dokumentacji w odpowiednim czasie i formie to nie tylko wymóg ustawowy, ale również podstawa sprawnego działania przedsiębiorstwa oraz zabezpieczenie na wypadek kontroli skarbowych czy spraw sądowych. Warto zaznaczyć, że prowadzenie dokumentów należy zorganizować w sposób zapewniający szybki dostęp do ważnych dokumenty określone przepisami prawa.

W tym artykule omawiamy najważniejsze informacje na temat okresów i zasad przechowywania dokumentów księgowych w Polsce – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Wszystkie opisane w artykule procesy – od prowadzenia dokumentacji po jej archiwizację i digitalizację – są usługami, którymi nasze biuro zajmuje się na co dzień. 

Spis treści

Podstawy prawne archiwizacji dokumentów księgowych

Archiwizację dokumentacji księgowej regulują przede wszystkim następujące akty prawne:

  • Ustawa o rachunkowości – reguluje przechowywanie m.in. ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych czy dowodów księgowych.
  • Ordynacja podatkowa – określa przedawnienie zobowiązań podatkowych, co ma wpływ na czas przechowywania dokumentów, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania lub czasu upływu okresu przedawnienia.
  • Kodeks pracy i rozporządzenia ZUS – mają znaczenie przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej i ubezpieczeniowej, w tym dokumentów zgłoszeniowych oraz akt osobowych.

Jak długo przechowywać poszczególne dokumenty?

Dokumenty podatkowe

  • Faktury, deklaracje podatkowe, ewidencje – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
  • Przechowywanie tych dokumentów pozwala na rozliczenie zobowiązań oraz ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, jeśli dokumenty dotyczą ubezpieczonego pracy.

Księgi rachunkowe

  • Wszystkie księgi rachunkowe (dzienniki, zestawienia obrotów i sald, salda kont księgi głównej) – 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Dokumenty pracownicze

  • Zatrudnienie przed 1 stycznia 2019 r. – 50 lat od zakończenia stosunku pracy.
  • Zatrudnienie od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat, jeśli dokumentacja została przekazana do ZUS w formie elektronicznej (raport informacyjny ZUS RIA).
  • W przypadku pracowników zatrudnionych po tej dacie, przechowywanie akt osobowych pracownika jest wymagane przez okres ustalony ustawowo.
  • Przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń pracowników oraz jego akt osobowych należy z uwzględnieniem okresu przechowywania akt pracowniczych.

Sprawozdania finansowe

  • Bilans, rachunek zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale własnym – 5 lat od początku roku następującego po dniu zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
  • Roczne sprawozdania finansowe są dokumentami firmowymi, które podatnicy obowiązani są przechowywać zgodnie z przepisami.

Środki trwałe

  • Karty majątkowe, dokumenty amortyzacyjne – 5 lat po zakończeniu amortyzacji.
  • W skład dokumentów związanych ze środkami trwałymi mogą wchodzić również konkretne dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w celu kontroli majątku.

Rękojmia i reklamacje

  • Minimum 1 rok po upływie terminu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Forma przechowywania dokumentów – papierowa czy elektroniczna?

Prawo dopuszcza przechowywanie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – pod warunkiem zachowania ich integralności, autentyczności i czytelności.

Dokumenty elektroniczne muszą być:

  • Zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem;
  • Łatwo dostępne w przypadku kontroli;
  • Przechowywane zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych (RODO).

Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentów, co znacznie ułatwia zarządzanie archiwum i może prowadzić do skrócenia okresu przechowywania dokumentów fizycznych. Jeśli chcesz wdrożyć takie rozwiązania w swojej firmie, możemy Ci w tym kompleksowo pomóc.

Po upływie terminu przechowywania

Po zakończeniu wymaganego okresu przechowywania dokumentów księgowych można je legalnie zniszczyć, jednak warto to zrobić z zachowaniem formalnych zasad:

  • Sporządzenie protokołu zniszczenia (szczególnie przy większej liczbie dokumentów);
  • Wybór bezpiecznej metody niszczenia – np. za pomocą niszczarki przemysłowej lub firmy specjalizującej się w utylizacji dokumentów.

Sekcja FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jak długo trzeba przechowywać faktury VAT?

Minimum 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Czy mogę przechowywać dokumenty wyłącznie elektronicznie?

Tak, o ile zapewnisz bezpieczeństwo danych, możliwość ich odtworzenia oraz dostępność na żądanie organów kontrolnych.

Co zrobić z dokumentacją po zamknięciu działalności?

Zachować przez wymagany okres (najczęściej 5 lat) – nawet po likwidacji firmy. Obowiązek ten spoczywa na byłym właścicielu lub likwidatorze.

Czy biuro rachunkowe może przechowywać moje dokumenty?

Tak, ale musisz to zgłosić do właściwego urzędu skarbowego. Biuro rachunkowe musi spełniać warunki techniczne i prawne (np. dotyczące ochrony danych osobowych).

Podsumowanie

Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych to nie tylko obowiązek, ale i dobra praktyka biznesowa. Pozwala uniknąć konsekwencji prawnych i usprawnia zarządzanie firmą. Biuro General Office może nie tylko zadbać o Twoje rozliczenia, ale również pomóc w organizacji i przechowywaniu dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli szukasz wsparcia w tych obszarach – jesteśmy tu, by Cię odciążyć.

Chcesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są przechowywane prawidłowo? Skontaktuj się z nami.

W praktyce bardzo istotne jest odpowiednie zarządzanie dokumentami związanymi z działalnością gospodarczą – w tym dokumentów korygujących oraz wszelkiej dokumentacji, która może być potrzebna do celów dowodowych, np. w przypadku reklamacji lub audytów. Zrozumienie, jak długo przechowywać dokumenty księgowe, wymaga analizy zarówno ustaw o rachunkowości, jak i przepisów podatkowych.

Obowiązek archiwizacji dotyczy również ksiąg podatkowych, listy płac, karty wynagrodzeń, a także pism i zaświadczeń z zakładu ubezpieczeń społecznych. Każde zobowiązanie podatkowe może podlegać kontroli w czasie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a jego upływ nie zawsze oznacza możliwość wcześniejszego zniszczenia dokumentacji.

W razie jakichkolwiek wątpliwości – np. czy podatnik jest zobowiązany przechowywać listy płac przez konkretny czas – warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. W biurze rachunkowym General Office pomagamy również w ustalaniu, które dokumenty należy zachować ze względu na upływ terminu rękojmi lub obowiązki informacyjne względem pracownika (np. sytuacja, gdy pracownik otrzyma informację dotyczącą swoich akt osobowych).

Terminowe przechowywanie dokumentacji według aktualnych przepisów to nie tylko bezpieczeństwo, ale i zgodność z obowiązującym prawem. Pomożemy Ci zachować kontrolę nad wszystkimi terminami przechowywania dokumentów.