Listy płac
Wynagrodzenia, premie, nagrody i dodatki razem ze składkami i zaliczką na podatek.
Usługa kadrowa
Kadry i płace
Wynagrodzenia, składki i dokumentacja pracownicza. Naliczamy listy płac, wysyłamy deklaracje i pilnujemy terminów, żeby zatrudnianie nie zabierało Ci czasu.
🛡 Ubezpieczenie OC · ⏱ 24h
01Co robimy
Czym się zajmujemy
Deklaracje ZUS
Zgłoszenia, wyrejestrowania i miesięczne deklaracje rozliczeniowe.
Akta osobowe
Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej.
Czas pracy i urlopy
Ewidencja czasu pracy, urlopy i pozostałe nieobecności.
PPK i PFRON
Zgłoszenia i naliczanie wpłat do PPK, deklaracje DEK i informacje INF.
Rozliczenia roczne
PIT-11 i pozostałe informacje podatkowe dla zatrudnionych.
02Zakres
Co obejmuje obsługa
- Naliczanie wynagrodzeń z umów o pracę i cywilnoprawnych
- Deklaracje ZUS i zaliczki na podatek od wynagrodzeń
- Akta osobowe i dokumentacja pracownicza
- Ewidencja czasu pracy, urlopów i nieobecności
- Obsługa PPK i sprawozdawczość PFRON
- Roczne informacje podatkowe dla pracowników
03Jak działamy
Od rozmowy do obsługi
- 1
Rozmowa
Sprawdzamy, ile osób rozliczasz i na jakich umowach.
- 2
Przejęcie
Odbieramy akta osobowe i dane płacowe od dotychczasowego biura albo kadrowej.
- 3
Naliczenie
Co miesiąc dostajesz listę płac i kwoty składek przed terminem przelewu.
- 4
Obsługa
Zgłoszenia, deklaracje i odpowiedzi na pytania w bieżącym trybie.
04Szczegóły
Co się dzieje, gdy zatrudniasz pierwszą osobę
Co się uruchamia przy pierwszym pracowniku
Zatrudnienie pierwszego pracownika uruchamia obowiązki, których przy jednoosobowej działalności nie było: zgłoszenie do ZUS w ciągu siedmiu dni, akta osobowe, ewidencja czasu pracy i lista płac co miesiąc.
Terminy są sztywne. Składki i zaliczka na podatek od wynagrodzeń wypłaconych w danym miesiącu trafiają do ZUS i do urzędu w miesiącu następnym. Spóźnienie kosztuje odsetki, a przy składkach potrafi wrócić po latach.
Zanim pracownik zacznie pracę
Część obowiązków wypada przed rozpoczęciem pracy, nie po nim, i to jest najczęstsze źródło błędów przy pierwszym zatrudnieniu.
- Umowa na piśmie — przed dopuszczeniem pracownika do pracy (art. 29 § 2 Kodeksu pracy).
- Badania wstępne — muszą być ważne przed dopuszczeniem (art. 229 § 4 Kodeksu pracy).
- Szkolenie wstępne z bezpieczeństwa i higieny pracy — również przed dopuszczeniem (art. 237(3) § 2 Kodeksu pracy).
- Informacja o warunkach zatrudnienia — w ciągu siedmiu dni od dopuszczenia do pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).
- Zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS ZUA — w ciągu siedmiu dni od powstania obowiązku ubezpieczeń (art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
- Akta osobowe — zakłada się od razu i prowadzi w czterech częściach: rekrutacja, przebieg zatrudnienia, odpowiedzialność porządkowa oraz dokumenty związane z zakończeniem pracy.
Przy pierwszym pracowniku przechodzimy przez tę listę razem z pracodawcą, zanim ktokolwiek podpisze umowę.
Ile naprawdę kosztuje etat
Pensja brutto to nie jest koszt pracownika. Ponad nią pracodawca płaci własną część składek (stawki wynikają z art. 22 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i przepisów o tych funduszach).
| Składka po stronie pracodawcy | Stawka |
|---|---|
| Emerytalna | 9,76% |
| Rentowa | 6,50% |
| Wypadkowa — zależy od liczby ubezpieczonych i rodzaju działalności; do dziewięciu osób | 1,67% |
| Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy | 2,45% |
| Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych | 0,10% |
| Narzut łącznie przy stawce wypadkowej 1,67% | 20,48% |
| Etat 6 000 zł brutto przy narzucie 20,48% | Koszt pracodawcy |
|---|---|
| Bez PPK | 7 228,80 zł miesięcznie |
| Z wpłatą podstawową pracodawcy do PPK 1,5% podstawy (90 zł) | 7 318,80 zł miesięcznie |
Przy wyższej składce wypadkowej narzut rośnie, a przy niektórych osobach Funduszu Pracy nie płaci się wcale, między innymi po osiągnięciu określonego wieku i przez trzy lata po powrocie z urlopu macierzyńskiego. Konkretną stawkę dla Waszej firmy ustalamy przy pierwszym naliczeniu.
Etat, zlecenie czy dzieło — ta sama kwota, inny koszt
| Podstawa zatrudnienia | Składki | Koszt przy 5 000 zł brutto |
|---|---|---|
| Zlecenie ze studentem do 26. roku życia | brak obowiązku składek (art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) | 5 000 zł |
| Umowa o pracę | pełne, zwolnienie studenckie nie obowiązuje | 6 024 zł przy narzucie 20,48% |
| Umowa o dzieło | bez składek, ale zgłoszenie na formularzu RUD w ciągu siedmiu dni od zawarcia (art. 36 ust. 17 tej ustawy) | — |
Ulga dla młodych zwalnia z podatku dochodowego przychody osób do 26. roku życia do kwoty 85 528 zł rocznie i obejmuje zarówno etat, jak i zlecenie (art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT) — ale nie zwalnia ze składek. Przy zleceniu obok etatu u innego pracodawcy pojawia się zbieg tytułów do ubezpieczeń i zakres składek zależy od podstawy z tego etatu.
Zakwalifikowanie umowy jako dzieła zależy od tego, czy jej efektem jest oznaczony rezultat — nie od tytułu na dokumencie.
Kalendarz płatnika
Terminy rozkładają się na cały rok i są różne dla różnych form prawnych.
| Co | Termin | Podstawa |
|---|---|---|
| Deklaracja ZUS DRA z załącznikami i przelew składek — płatnicy z osobowością prawną, m.in. spółki z o.o. | do 15. dnia następnego miesiąca | art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych |
| To samo u pozostałych płatników, w tym jednoosobowych działalności | do 20. dnia następnego miesiąca | art. 47 ust. 1 tej ustawy |
| Zaliczka na podatek od wypłaconych wynagrodzeń | do 20. dnia miesiąca po miesiącu wypłaty | art. 38 ust. 1 ustawy o PIT |
| Deklaracja PIT-4R do urzędu | do końca stycznia | art. 38 ust. 1a ustawy o PIT |
| Informacje PIT-11 do urzędu i do pracownika | do końca stycznia (urząd) i do końca lutego (pracownik) | art. 42g ust. 1 tej ustawy |
Terminy prowadzimy jako kalendarz, nie jako przypomnienia: kwoty do zapłaty podajemy przed datą przelewu, a nie w dniu, w którym mija.
Urlopy, chorobowe i nieobecności
- Urlop wypoczynkowy — 20 dni przy stażu poniżej dziesięciu lat i 26 dni powyżej, wliczając w staż okresy nauki (art. 154 Kodeksu pracy).
- Urlop na żądanie — cztery dni w ramach puli urlopowej.
- Zwolnienie z powodu siły wyższej — dwa dni albo 16 godzin, z zachowaniem połowy wynagrodzenia.
- Urlop opiekuńczy — pięć dni w roku, bezpłatny.
- Wynagrodzenie chorobowe — pracodawca finansuje pierwsze 33 dni niezdolności w roku kalendarzowym, a dla pracowników po ukończeniu 50 lat przez 14 dni (art. 92 Kodeksu pracy); od kolejnego dnia świadczenie wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych, przy czym w mniejszych firmach robi to bezpośrednio ZUS.
Ewidencję czasu pracy, wykorzystanie urlopów i limity nieobecności prowadzimy na bieżąco, więc informacja o pozostałym wymiarze jest dostępna przed zatwierdzeniem wniosku, a nie po fakcie.
Rozstanie i archiwizacja
- Świadectwo pracy — w dniu zakończenia stosunku pracy, a jeśli to niemożliwe, przesyłane w ciągu siedmiu dni (art. 97 § 1 Kodeksu pracy).
- Wyrejestrowanie ZUS ZWUA — w ciągu siedmiu dni.
- Niewykorzystany urlop — zamienia się w ekwiwalent pieniężny wypłacany razem z ostatnim wynagrodzeniem.
- Dokumentacja pracownicza — dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy); dla wcześniejszych okresów 50 lat, chyba że pracodawca złoży raporty informacyjne ZUS RIA i skróci okres do dziesięciu lat.
Osobno biegnie PPK: rezygnacja z wpłat nie jest decyzją na zawsze, bo autozapis wraca co cztery lata i pracodawca musi wtedy ponownie zapisać osoby, które wcześniej zrezygnowały, a te muszą złożyć rezygnację jeszcze raz. Pilnujemy tego cyklu po stronie pracodawcy, razem z terminem przekazania informacji do pracowników.
05Dla kogo
Z kim pracujemy najczęściej
Firmy zatrudniające pierwsze osoby
Spółki z zespołem
Firmy z umowami zlecenia
Pracodawcy objęci PPK
Płace i księgi liczą się w tym samym miesiącu
Lista płac nie kończy się na przelewie. Naliczone wynagrodzenia i składki są kosztem, który musi trafić do ksiąg w miesiącu naliczenia, a różnica między datą naliczenia a datą wypłaty potrafi przesunąć koszt na kolejny okres. Kiedy kadry i księgowość prowadzi to samo biuro, ta korekta dzieje się sama; przy dwóch dostawcach oznacza uzgadnianie zestawień co miesiąc.
Dlatego kadry i płace rozliczamy jako dopłatę do abonamentu księgowego, naliczaną od liczby osób faktycznie rozliczanych w danym miesiącu — sezonowy zespół nie kosztuje tyle samo co stały. Paski wynagrodzeń, deklaracje i informacje PIT-11 udostępniamy w panelu klienta, więc pracownicy nie muszą po nie dzwonić. Pracujemy online w całej Polsce; dokumenty kadrowe można też przynieść do biura w Krakowie przy ul. Galicyjskiej 3D, czynnego od 9 do 17, albo w Żarach przy ul. Podchorążych 9a, czynnego od 7 do 15. Na pytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin roboczych.
06FAQ
Pytania o kadry i płace
Czy przejmiecie akta osobowe od poprzedniego biura?
Tak. Odbieramy dokumentację pracowniczą i sprawdzamy jej kompletność, zanim przejmiemy naliczanie płac.
Do kiedy trzeba zgłosić pracownika do ZUS?
W ciągu siedmiu dni od powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli zwykle od dnia rozpoczęcia pracy. Zgłoszenie przygotowujemy na podstawie danych z umowy.
Czy rozliczacie umowy zlecenia i o dzieło?
Tak. Zlecenia rozliczamy razem ze składkami, jeżeli występują, a umowy o dzieło zgłaszamy do ZUS na formularzu RUD w ciągu siedmiu dni od zawarcia.
Czy pracownicy mogą pytać Was o swoje rozliczenia?
Tak, w zakresie ustalonym z pracodawcą. Najczęściej dotyczy to pasków wynagrodzeń, PIT-11 i wymiaru urlopu.
Ile naprawdę kosztuje mnie pracownik ponad kwotę brutto?
Do wynagrodzenia brutto dochodzą składki finansowane przez pracodawcę: emerytalna 9,76%, rentowa 6,50%, wypadkowa, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 2,45% oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,10%. Przy składce wypadkowej 1,67%, typowej dla firm zgłaszających do dziewięciu ubezpieczonych, narzut wynosi 20,48% — etat za 6 000 zł brutto to 7 228,80 zł kosztu, a z wpłatą podstawową do PPK w wysokości 1,5% — 7 318,80 zł. Twoja stawka wypadkowa może być inna i ustalamy ją na starcie. Cztery warianty przy tym samym budżecie — etat, zlecenie, dzieło i współpraca w formie działalności gospodarczej — możesz też porównać w naszym kalkulatorze kosztów pracownika.
Pracownik ma zacząć jutro, a nie mamy jeszcze dokumentów. Da się?
Nie w pełnym zakresie, bo część obowiązków wypada przed dopuszczeniem do pracy, a nie po nim: pisemna umowa (art. 29 § 2 Kodeksu pracy), ważne badania wstępne (art. 229 § 4) i szkolenie wstępne z bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237(3) § 2). Zgłoszenie do ZUS i informacja o warunkach zatrudnienia mają siedem dni, więc tu jest zapas. W praktyce oznacza to, że umowę i skierowanie na badania trzeba przygotować z wyprzedzeniem. Jeżeli dostaniemy dane najpóźniej dzień wcześniej, dokumenty przygotowujemy na następny dzień roboczy — tak jak wszystkie sprawy zgłaszane przez panel klienta, na które odpowiadamy w ciągu 24 godzin roboczych.
Co się dzieje, gdy pracownik długo choruje?
Przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym wynagrodzenie chorobowe finansuje pracodawca, a dla pracowników po ukończeniu 50 lat — przez 14 dni (art. 92 Kodeksu pracy). Po wyczerpaniu tego okresu wypłacany jest zasiłek chorobowy; w mniejszych firmach płatnikiem zasiłku jest bezpośrednio Zakład Ubezpieczeń Społecznych i wtedy naszą rolą jest przekazanie odpowiednich zaświadczeń. Zwolnienia wpływają elektronicznie, więc widzimy je bez udziału pracownika. Licznik dni pilnujemy po stronie kadr, bo od niego zależy, czy dana nieobecność obciąża jeszcze pracodawcę, czy już nie.
Pracownicy zrezygnowali z PPK. Czy sprawa jest zamknięta?
Nie na stałe. Rezygnacja z wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych ma ograniczoną ważność, a autozapis wraca co cztery lata: pracodawca musi wtedy poinformować zatrudnionych i ponownie ich zapisać, a osoby, które nadal nie chcą uczestniczyć, składają rezygnację jeszcze raz. Za dopilnowanie terminu odpowiada pracodawca, nie pracownik. Prowadzimy ten cykl razem z obsługą płac — przypominamy o nim z wyprzedzeniem i przygotowujemy komplet informacji do przekazania zespołowi.
Podstawa prawna
Przepisy, na których opiera się treść tej strony. Stan na dzień publikacji — przy decyzji sprawdź aktualne brzmienie.
- art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych — zgłoszenie do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od powstania obowiązku
- art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych — zgłoszenie umowy o dzieło na formularzu RUD w ciągu 7 dni od zawarcia
- art. 38 ust. 1 ustawy o PIT — zaliczka na podatek od wynagrodzeń do 20. dnia następnego miesiąca
- art. 39 ust. 1 i art. 42g ust. 1 ustawy o PIT — obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 oraz terminy jej przekazania: do urzędu do końca stycznia, pracownikowi do końca lutego
- ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych — obowiązki pracodawcy wobec PPK
Bezpłatne narzędzia
Policz to sam
Kalkulatory liczą na kwotach z 2026 roku, bez rejestracji. Wynik możesz wysłać księgowej linkiem.