Biała lista podatników VAT – co to jest, jak się dodać i jakie są sankcje za brak obecności?

/ blog / By

W 2019 roku wprowadzono tzw. białą listę podatników VAT – publiczny wykaz przedsiębiorców prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową. Ma on na celu ułatwienie weryfikacji kontrahentów oraz ograniczenie nadużyć w zakresie podatku VAT. Choć sama lista jest narzędziem administracyjnym, jej znaczenie praktyczne dla firm jest ogromne – brak wiedzy lub zaniedbanie w tym zakresie może skutkować poważnymi sankcjami podatkowymi.

W artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest biała lista, jak się na niej znaleźć oraz co grozi za brak obecności na liście. Wszystkie opisane działania – od zgłaszania rachunku bankowego po weryfikację danych kontrahentów – realizujemy także w ramach stałej obsługi księgowej naszych klientów.

Spis treści

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista to elektroniczny rejestr, który zawiera dane identyfikacyjne podatników VAT, status ich rejestracji, a przede wszystkim – numery kont bankowych, które zostały zgłoszone do urzędów skarbowych. Lista dostępna jest publicznie i służy jako narzędzie ochrony przedsiębiorców przed tzw. pustymi fakturami i nieuczciwymi kontrahentami.

W praktyce oznacza to, że każda firma powinna przed dokonaniem przelewu powyżej 15 000 zł upewnić się, że rachunek kontrahenta znajduje się na liście. Brak takiej weryfikacji może skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi.

Jak zgłosić rachunek bankowy na białą listę?

Zgłoszenie rachunku bankowego na białą listę odbywa się przez odpowiednie formularze rejestracyjne lub aktualizacyjne, w zależności od formy prowadzonej działalności:

  • Dla jednoosobowych działalności gospodarczych – wniosek CEIDG-1,
  • Dla spółek i innych podmiotów – formularz NIP-8 lub NIP-2.

W formularzach tych wskazuje się m.in. numery rachunków rozliczeniowych, nazwę firmy lub imię i nazwisko podatnika, numery identyfikacji podatkowej (NIP), adres siedziby w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną lub adres stałego miejsca prowadzenia działalności w odniesieniu do osoby fizycznej. Istotne są także informacje dotyczące organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, w tym imiona i nazwiska osób wchodzących w skład tego organu.

W przypadku zgłoszenia rachunku prowadzonego w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej konieczne jest podanie również dokładnego numeru rachunku bankowego. Dane te powinny być zgodne z tymi, które wcześniej zostały wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym.

Jak sprawdzić, czy rachunek jest na liście?

Weryfikację można przeprowadzić za pośrednictwem wyszukiwarki na stronie Ministerstwa Finansów. Do sprawdzenia potrzebne są dane takie jak NIP, REGON, nazwa firmy lub numer konta. Po wyszukaniu system generuje raport z informacją o zgodności danych. Zaleca się przechowywać te raporty w celach dowodowych – np. w razie kontroli skarbowej.

Jakie dane znajdziesz w wykazie podatników?

Wykaz podatników VAT zawiera szereg informacji na temat podmiotu, które są przydatne przy ocenie jego wiarygodności. Obejmują one m.in.:

  • nazwę firmy lub imię i nazwisko podatnika,
  • numer w krajowym rejestrze oraz NIP,
  • adres siedziby w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną lub adres stałego miejsca prowadzenia działalności,
  • status podatnika VAT: podatnik VAT czynny albo podatnik VAT zwolniony,
  • numery rachunków rozliczeniowych oraz informacje o spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej,
  • imiona i nazwiska prokurentów, osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu,
  • informacje o rejestracji jako podatnika VAT, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
  • daty rejestracji, odmowy, wykreślenia lub przywrócenia zarejestrowania.

Jakie są sankcje za brak rachunku na białej liście?

W przypadku dokonania przelewu na rachunek niezarejestrowany na białej liście podatników VAT, przedsiębiorca może nie zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz ponosić solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe kontrahenta w zakresie VAT. To realne ryzyko finansowe.

Dobre praktyki

  • Przed wykonaniem przelewu – zawsze sprawdzaj rachunek kontrahenta w wykazie.
  • Archiwizuj potwierdzenia sprawdzenia rachunku – w formie elektronicznej lub papierowej.
  • Regularnie kontroluj dane swojej firmy w wykazie, by uniknąć nieporozumień.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jak często aktualizowana jest biała lista?

Wykaz aktualizowany jest raz dziennie, w każdy dzień roboczy.

Co jeśli rachunku nie ma w wykazie?

Należy jak najszybciej zgłosić go do właściwego urzędu skarbowego, korzystając z formularzy CEIDG-1, NIP-2 lub NIP-8.

Co zrobić jeśli zapłaciłem na konto które nie jest zgłoszone na biała listę.

Musisz powiadomić w ciągu 7 dni od przelewu naczelnika urzędu skarbowego

Podsumowanie

Biała lista podatników VAT to narzędzie zwiększające bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczające nadużycia. Każda firma powinna traktować jej wymagania poważnie – zarówno w zakresie zgłaszania rachunków, jak i ich weryfikacji.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma spełnia wszystkie wymogi związane z białą listą – od zgłoszeń po bieżącą kontrolę – powierz te działania doświadczonemu partnerowi. General Office pomoże Ci zadbać o każdy aspekt formalny i podatkowy.